In Gewerbeobjekten und Wohnanlagen sind schnell dutzende Schlüssel im Umlauf: für Mieter, Dienstleister, Technikräume und Notfälle. Ohne System weiß irgendwann niemand mehr, wer welchen Schlüssel hat. Das ist unbequem – und ein Sicherheitsrisiko.
Das Herzstück: das Schlüsselregister
Ein Schlüsselregister erfasst jeden Schlüssel mit Nummer, Schließbereich und aktuellem Inhaber. Bei einer Schließanlage gehört der Schließplan dazu: Er zeigt, welcher Schlüssel welche Türen öffnet.
- Schlüsselnummer und Schließbereich
- Inhaber mit Datum der Ausgabe
- Unterschrift bei Ausgabe und Rückgabe
- Anzahl der vorhandenen Reserveschlüssel
- Verweis auf den Sicherungsschein der Schließanlage
Klare Abläufe für Ausgabe und Rückgabe
Schlüssel sollten nur gegen Unterschrift ausgegeben werden. Bei Auszug, Vertragsende oder Personalwechsel gehört die Rückgabe zur Checkliste. Reserveschlüssel werden sicher verwahrt, etwa in einem Schlüsseltresor, und nur dokumentiert entnommen.
Schlüssel verloren – was jetzt?
- Verlust sofort melden und im Register vermerken
- Prüfen, welche Bereiche der Schlüssel öffnet
- Risiko bewerten: Ist der Schlüssel einer Adresse zuzuordnen?
- Entscheiden, ob einzelne Zylinder oder Teile der Schließanlage getauscht werden müssen
- Versicherung und Mietvertrag prüfen
Elektronische Schließsysteme
Elektronische Systeme erlauben es, verlorene Transponder zu sperren und Zutrittsrechte zeitlich zu begrenzen. Auch dann braucht es eine saubere Verwaltung der Berechtigungen.
So unterstützen wir Sie
Wir führen Schlüsselregister und Ausgabeprotokolle, verwahren Reserveschlüssel und betreuen Ihre Schließanlage – nachvollziehbar und sicher. Mehr zu Schlüsselverwaltung.
Häufige Fragen
Wie oft sollte das Schlüsselregister geprüft werden?
Spätestens bei jedem Mieter- oder Personalwechsel und zusätzlich in regelmäßigen Abständen, etwa einmal im Jahr, mit einem Abgleich der tatsächlich vorhandenen Schlüssel.
Muss bei Verlust immer die Schließanlage getauscht werden?
Nicht zwingend. Entscheidend ist, welche Bereiche der Schlüssel öffnet und wie hoch das Missbrauchsrisiko ist.
Wer darf Nachschlüssel bestellen?
Bei Sicherungskarten-Systemen in der Regel nur der Inhaber der Sicherungskarte, meist der Eigentümer oder die Verwaltung.